Zum Abschluss eines Projektes ist für den Geldgeber ein Sachbericht zu erstellen. Der Sachbericht gibt Auskunft über den inhaltlichen Verlauf des Projekts, er stellt die Inhalte und die erreichten Ziele dar. Er muss sich immer auf die im Projektantrag festgelegten Inhalte, den Zeitplan und die Ziele des Projekts sowie ggf. dort festgelegte messbare Indikatoren beziehen. Der Sachbericht ist meist, gemeinsam mit einem zahlenmäßigen Nachweis, z. B. in Form einer Belegliste mit zugehörigen Belegen über die Ausgaben, Bestandteil eines Verwendungsnachweises. Oft stellt der Geldgeber hierfür feste Formulare zur Verfügung, die verwendet werden müssen, in seltenen Fällen erfolgt der Sachbericht bzw. der Verwendungsnachweis formlos.
